Executive Assistant (100% Remote) – Start ab sofort

Über das Unternehmen

Die UBS Switzerland AG ist die führende Universalbank der Schweiz und ein weltweit führendes Finanzdienstleistungsunternehmen. Wir bieten ein umfassendes Spektrum an Finanzlösungen für private, institutionelle und Firmenkunden weltweit. Unser Erfolg basiert auf einer starken Unternehmenskultur, die auf Integrität, Teamwork und Exzellenz basiert. Als Arbeitgeber legen wir Wert auf Vielfalt, Inklusivität und fördern das individuelle Wachstum unserer Mitarbeitenden.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und proaktive Executive Assistant, die unser Führungsteam in einem 100% Remote-Arbeitsmodell unterstützt. In dieser Schlüsselrolle sind Sie für die nahtlose administrative und organisatorische Unterstützung zuständig, wodurch Sie massgeblich zum reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts beitragen. Diese Position bietet eine hervorragende Gelegenheit, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und direkte Auswirkungen auf den Erfolg unseres Teams zu haben.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende Unterstützung eines oder mehrerer Führungskräfte in allen administrativen Belangen, einschliesslich Terminplanung und Kalendermanagement.
• Organisation und Koordination von virtuellen Meetings und Veranstaltungen, einschliesslich der Vorbereitung von Unterlagen und Protokollführung.
• Effiziente Korrespondenz und Kommunikation im Namen der Führungskraft (E-Mails, Berichte, Präsentationen).
• Verwaltung und Nachverfolgung von Projekten und Aufgaben, Sicherstellung der Einhaltung von Fristen.
• Aufbereitung von Daten und Erstellung von Präsentationen sowie Berichten.
• Reiseplanung und Spesenabrechnungen (virtuell).
• Pflege vertraulicher Informationen und Dokumente mit höchster Diskretion.
• Proaktive Identifizierung von Optimierungspotenzialen in administrativen Prozessen.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position als Executive oder Personal Assistant, idealerweise in einem internationalen Umfeld.
• Exzellente Deutschkenntnisse (Schweizer Hochdeutsch) und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und digitalen Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams).
• Ausgeprägte Organisations- und Planungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten.
• Hohe Eigeninitiative, Selbstständigkeit und proaktive Arbeitsweise.
• Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten.

Bevorzugte Qualifikationen

• Höhere Weiterbildung im Bereich Sekretariat, Administration oder Betriebswirtschaft (z.B. Direktionsassistent/in mit eidg. Fachausweis).
• Erfahrung im Finanzdienstleistungssektor.
• Erfahrung im Umgang mit virtuellen Teams und Remote-Arbeitsumgebungen.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Ein 100% Remote-Arbeitsmodell, das Flexibilität und Work-Life-Balance fördert.
• Attraktives Gehalt und umfassende Sozialleistungen.
• Umfassende Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Ein dynamisches und unterstützendes Team.
• Möglichkeit, einen bedeutenden Beitrag zum Erfolg des Unternehmens zu leisten.
• Modernste Ausstattung für das Home-Office.

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