Virtueller Assistent für Ärzte – Terminvergabe per Chat

Über das Unternehmen

Doctolib GmbH ist der führende Anbieter von Online-Terminbuchungen und digitalen Lösungen für Ärzte und medizinische Einrichtungen in Europa. Unsere Mission ist es, den Zugang zur Gesundheitsversorgung zu erleichtern und die Effizienz von Arztpraxen zu steigern. Mit innovativen Technologien und einem engagierten Team revolutionieren wir die medizinische Patientenbetreuung. Wir sind stolz darauf, Millionen von Patienten und Tausenden von Ärzten in der DACH-Region zu unterstützen und streben ständig nach Exzellenz und Innovation.

Stellenbeschreibung

Als Virtueller Assistent (m/w/d) bei Doctolib GmbH sind Sie das Herzstück unserer digitalen Patientenkommunikation. Ihre Hauptaufgabe ist die professionelle und empathische Terminvergabe und -verwaltung für unsere Partnerärzte über unsere Chat-Plattform. Sie unterstützen Ärzte dabei, ihre Zeit optimal zu nutzen, und Patienten dabei, schnell und unkompliziert Termine zu erhalten. Diese Position ist zu 100 % remote und bietet Ihnen die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig einen wichtigen Beitrag zur Gesundheitsversorgung zu leisten. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und helfen Sie uns, die Gesundheitsversorgung der Zukunft mitzugestalten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Effiziente und freundliche Terminvereinbarung, -bestätigung und -verschiebung per Chat für verschiedene Arztpraxen.
• Beantwortung von Patientenanfragen bezüglich Terminen, Praxisabläufen und allgemeinen Informationen über die Chat-Plattform.
• Pflege und Aktualisierung von Patientendaten und Terminkalendern im System unter Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien.
• Sicherstellung einer hohen Servicequalität und Patientenzufriedenheit durch proaktive und lösungsorientierte Kommunikation.
• Enge Zusammenarbeit mit den medizinischen Teams und internen Abteilungen zur Koordination und Problemlösung.
• Einhaltung von Datenschutzrichtlinien (DSGVO) und medizinischen Standards in jeder Interaktion.

Erforderliche Fähigkeiten

• Ausgezeichnete schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (fließend, C2-Niveau) und einwandfreie Rechtschreibung und Grammatik.
• Sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Office-Tools sowie die Bereitschaft, sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten.
• Fähigkeit, empathisch und lösungsorientiert mit Patienten umzugehen und auch in anspruchsvollen Situationen professionell zu bleiben.
• Strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Organisationstalent.
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und absolute Diskretion im Umgang mit sensiblen medizinischen Daten.
• Mindestens 1 Jahr Berufserfahrung in einer administrativen oder kundenorientierten Rolle, vorzugsweise im Gesundheitswesen oder Kundenservice.

Bevorzugte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Berufserfahrung im medizinischen Bereich (z.B. MFA, Arzthelfer/in).
• Erfahrung mit Terminplanungssystemen, CRM-Software oder anderen Plattformen für die Patientenverwaltung.
• Kenntnisse weiterer Sprachen (z.B. Englisch, Französisch) sind ein Plus.
• Fähigkeit, auch in Stoßzeiten und bei hohem Aufkommen einen kühlen Kopf zu bewahren und Prioritäten richtig zu setzen.
• Grundkenntnisse der medizinischen Terminologie.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Attraktives Gehalt und flexible Arbeitszeiten für eine optimale Work-Life-Balance.
• 100 % Remote-Position: Arbeiten Sie bequem und effizient von zu Hause aus, egal wo Sie in Österreich wohnen.
• Moderne technische Ausstattung für Ihr Home-Office (Laptop, Headset, etc.).
• Umfassende und fundierte Einarbeitung sowie regelmäßige Weiterbildungen und Schulungen.
• Ein dynamisches, unterstützendes Team und eine positive Unternehmenskultur, die Wert auf Zusammenarbeit legt.
• Hervorragende Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung in einem schnell wachsenden und zukunftsorientierten Unternehmen.
• Mitarbeitervergünstigungen und Programme zur Gesundheitsförderung.
• 30 Urlaubstage pro Jahr.

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