Virtuelle Assistenz für Kinder-Entertainer – E-Mails

Über das Unternehmen

Die Eventfabrik Austria GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich Veranstaltungsmanagement und Unterhaltung in Österreich. Wir spezialisieren uns auf die Konzeption, Organisation und Durchführung unvergesslicher Events, darunter auch zahlreiche kinderfreundliche Shows und Auftritte. Unser Ziel ist es, Freude und Magie zu verbreiten, und dafür arbeiten wir mit den besten Kinder-Entertainern des Landes zusammen. Wir sind ein dynamisches Team, das Kreativität und Professionalität vereint und schätzen Mitarbeiter, die Eigeninitiative zeigen und uns helfen, unsere Vision zu verwirklichen.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und zuverlässige virtuelle Assistenz zur Unterstützung unserer Kinder-Entertainer bei der effizienten E-Mail-Kommunikation. In dieser Rolle sind Sie verantwortlich für die Verwaltung und Beantwortung von E-Mails, die Koordination von Terminen und die Pflege von Kontaktdaten. Sie arbeiten eng mit unserem Team zusammen, um sicherzustellen, dass unsere Künstler reibungslos agieren können und Anfragen zeitnah und professionell bearbeitet werden. Diese Position ist ideal für Organisationstalente mit einer Leidenschaft für administrative Aufgaben und einer Affinität zur Welt der Kinderunterhaltung. Die Position ist 100% remote.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung und Sortierung eingehender E-Mails für mehrere Kinder-Entertainer.
• Professionelle und zeitnahe Beantwortung von Anfragen von Kunden, Veranstaltern und Eltern.
• Terminabstimmung und -koordination für Auftritte, Proben und Besprechungen.
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktlisten und Kundendatenbanken.
• Erstellung von E-Mail-Vorlagen und Standardantworten.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Kommunikationsmaterialien.
• Meldung wichtiger Anfragen und Informationen an die jeweiligen Entertainer oder das Management.
• Sicherstellung der Einhaltung von Kommunikationsrichtlinien.

Erforderliche Fähigkeiten

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (Österreichisches Deutsch).
• Sicherer Umgang mit E-Mail-Clients und -Management-Tools (z.B. Outlook, Gmail).
• Hervorragende Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Detailorientierung und Genauigkeit.
• Fähigkeit, selbstständig und proaktiv zu arbeiten.
• Hohes Maß an Diskretion und Zuverlässigkeit.
• Grundkenntnisse im Umgang mit Kalendermanagement-Software.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in einer ähnlichen virtuellen Assistenz- oder administrativen Rolle (mindestens 1 Jahr).
• Vertrautheit mit der Event- oder Unterhaltungsbranche, insbesondere im Kinderbereich.
• Kenntnisse in der Nutzung von CRM-Systemen oder Projektmanagement-Tools.
• Gute Kenntnisse der österreichischen Veranstaltungslandschaft.

Vorteile & Zusatzleistungen

• 100% Remote-Arbeit von jedem Standort in Österreich aus.
• Flexible Arbeitszeiten, die sich gut in Ihren Alltag integrieren lassen.
• Möglichkeit, Teil eines dynamischen und kreativen Teams zu sein.
• Spannende Einblicke in die Welt der Kinderunterhaltung.
• Unterstützung und Einarbeitung durch unser erfahrenes Team.
• Vielfältige Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten.

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