Archivrecherchist / Archive Researcher – Visa Support

Über das Unternehmen

KPMG ist ein weltweit führendes Netzwerk von Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen. Mit unserer Präsenz in über 140 Ländern und Gebieten und mehr als 265.000 Mitarbeitern weltweit unterstützen wir Unternehmen und Organisationen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Consulting. In Deutschland sind wir mit rund 13.000 Mitarbeitern an über 20 Standorten präsent und bieten umfassende Expertise für komplexe Herausforderungen. Wir sind stolz auf unsere innovationsgetriebene Kultur und unser Engagement für Vielfalt und Inklusion.

Stellenbeschreibung

Als Archivrecherchist / Archive Researcher – Visa Support bei KPMG spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung unserer globalen Mobilitätsteams und der Sicherstellung der Einhaltung relevanter Vorschriften. Sie sind verantwortlich für die sorgfältige Recherche, Organisation und Pflege von Dokumenten in unseren Archiven, die für Visa- und Einwanderungsanträge sowie für andere geschäftliche und rechtliche Zwecke benötigt werden. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit, Diskretion und die Fähigkeit, effizient mit vertraulichen Informationen umzugehen. Sie arbeiten eng mit verschiedenen internen Abteilungen und externen Partnern zusammen, um einen reibungslosen Ablauf der Prozesse zu gewährleisten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Durchführung detaillierter Recherchen in physischen und digitalen Archiven zur Beschaffung relevanter Dokumente und Informationen.
• Organisation, Katalogisierung und Indizierung von Dokumenten für Visaanträge und andere geschäftliche Anforderungen.
• Sicherstellung der Vollständigkeit und Richtigkeit der archivierten Unterlagen.
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Zusammenstellung von Dokumentenpaketen für Visaanträge.
• Kommunikation und Koordination mit internen Teams (z.B. HR, Recht, Global Mobility) und externen Behörden oder Dienstleistern.
• Verwaltung und Aktualisierung von Datenbanken und Archivsystemen.
• Einhaltung strenger Datenschutz- und Vertraulichkeitsrichtlinien.
• Identifizierung und Umsetzung von Prozessverbesserungen im Archivwesen und bei der Dokumentenverwaltung.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisliche Erfahrung in der Archivierung, Dokumentenverwaltung oder Recherche.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail.
• Sicherer Umgang mit MS Office Suite (insbesondere Excel, Word) und Archivierungssoftware.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (fließend in Wort und Schrift).
• Fähigkeit zur eigenständigen und präzisen Arbeit.
• Hohes Maß an Integrität und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Archivwesen, Informationsmanagement oder einer vergleichbaren Fachrichtung.
• Erfahrung im Bereich Visa- und Einwanderungsfragen oder Global Mobility.
• Grundkenntnisse im deutschen oder internationalen Einwanderungsrecht.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen (EDMS).

Vorteile & Zusatzleistungen

• Umfassende Einarbeitung und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten.
• Attraktives Vergütungspaket und Zusatzleistungen.
• Moderne Arbeitsumgebung in zentraler Lage Hamburgs.
• Ein dynamisches und kollegiales Team.
• Möglichkeiten zur beruflichen und persönlichen Entfaltung in einem globalen Unternehmen.
• Betriebliche Altersvorsorge.
• Flexible Arbeitszeiten (wo möglich).

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