Management Assistant – Fokus Compliance & Protokoll

Über das Unternehmen

Die Allianz SE ist ein weltweit führender Finanzdienstleister mit über 150.000 Mitarbeitern in mehr als 70 Ländern. Wir bieten eine umfassende Palette an Versicherungs- und Vermögensverwaltungslösungen an und betreuen Millionen von Kunden weltweit. Unser Erfolg basiert auf starker Kundenorientierung, exzellentem Service und einem tiefen Verständnis für die Märkte. Wir legen großen Wert auf Integrität, Nachhaltigkeit und die Förderung unserer Talente in einem dynamischen Arbeitsumfeld.

Stellenbeschreibung

Als Management Assistant mit Fokus Compliance & Protokoll unterstützen Sie unser Führungsteam in allen administrativen und organisatorischen Belangen mit besonderem Augenmerk auf die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften sowie die professionelle Abwicklung von Protokoll- und Kommunikationsaufgaben. Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung reibungsloser Abläufe und der effektiven Kommunikation innerhalb des Bereichs und darüber hinaus.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Managements.
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Reisen, einschließlich der Erstellung von Agenden, Präsentationen und Protokollen.
• Verwaltung komplexer Kalender und Terminpläne.
• Sicherstellung der Einhaltung relevanter Compliance-Richtlinien und interner Prozesse.
• Recherche, Aufbereitung und Zusammenfassung von Informationen und Entscheidungsgrundlagen.
• Bearbeitung vertraulicher Korrespondenz und Dokumente mit hoher Diskretion.
• Proaktive Kommunikation und Schnittstellenmanagement mit internen und externen Stakeholdern.
• Unterstützung bei der Budgetplanung und -kontrolle.
• Organisation und Koordination von internen Veranstaltungen und Teambuilding-Maßnahmen.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein relevanter Hochschulabschluss (z.B. Betriebswirtschaft, Kommunikationswissenschaften).
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition, idealerweise in einem regulierten Umfeld oder einem Konzern.
• Ausgeprägte Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie gängigen Kommunikationstools.
• Verständnis für Compliance-Grundlagen und die Bereitschaft, sich in relevante Vorschriften einzuarbeiten.
• Exzellente Deutschkenntnisse (C2-Niveau) und sehr gute Englischkenntnisse (C1-Niveau) in Wort und Schrift.
• Hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Proaktivität und strukturierter Arbeitsweise.
• Diskretion, Loyalität und eine vertrauenswürdige Persönlichkeit.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten und ein professionelles Auftreten.

Bevorzugte Qualifikationen

• Zusätzliche Qualifikationen im Bereich Compliance, Recht oder Projektmanagement.
• Erfahrung mit Content-Management-Systemen oder Collaboration-Tools (z.B. SharePoint, MS Teams).
• Kenntnisse weiterer Fremdsprachen.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit internationalen Teams.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Attraktives Gehaltspaket und Bonuszahlungen.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum hybriden Arbeiten.
• Umfassende Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge und weitere Sozialleistungen.
• Gesundheits- und Wellnessprogramme.
• Mitarbeitervergünstigungen auf Allianz-Produkte.
• Ein modernes Arbeitsumfeld im Herzen Münchens.
• Engagiertes und kollegiales Team.

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