Virtuelle Assistenz für Make-up-Artists – Terminvergabe

Über das Unternehmen

Douglas Österreich ist Teil der führenden europäischen Premium-Beauty-Plattform und bietet ein unvergleichliches Sortiment an Parfüms, Make-up, Hautpflege und Accessoires. Wir sind bestrebt, unseren Kund*innen und Partner*innen exzellenten Service und innovative Lösungen zu bieten. In unserem Bestreben, auch freiberufliche Make-up-Artists optimal zu unterstützen, suchen wir eine engagierte virtuelle Assistenz, die unser Team 100% remote verstärkt.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine detailorientierte und hochorganisierte Virtuelle Assistenz zur Unterstützung unserer Make-up-Artists bei der effizienten Terminplanung und -verwaltung. Diese Rolle ist entscheidend für die reibungslose Koordination von Kundenterminen und die Optimierung des Workflows unserer Talente. Sie arbeiten 100% remote und sind ein integraler Bestandteil unseres Teams, auch wenn Sie nicht physisch vor Ort sind. Ihre Fähigkeit, mehrere Kalender zu managen und proaktiv zu kommunizieren, wird direkt zum Erfolg unserer Make-up-Artists beitragen und eine herausragende Kundenerfahrung gewährleisten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Professionelle Verwaltung und Koordination von Terminen für mehrere Make-up-Artists.
• Kommunikation mit Kund*innen via E-Mail und Telefon zur Terminbestätigung und Beantwortung von Anfragen.
• Pflege und Aktualisierung von Terminplänen und Kundendatenbanken.
• Effizientes Zeitmanagement und Priorisierung von Aufgaben.
• Bereitstellung von administrativem Support nach Bedarf (z.B. Erstellung einfacher Berichte, digitale Ablage).
• Sicherstellung einer exzellenten Servicequalität und Kundenzufriedenheit.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisliche Erfahrung in der Terminverwaltung oder als virtuelle Assistenz (mind. 2 Jahre).
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (Österreichisches Deutsch).
• Sicherer Umgang mit digitalen Kalendersystemen (z.B. Outlook Kalender, Google Kalender).
• Hohes Maß an Organisationstalent und Detailgenauigkeit.
• Selbstständige und proaktive Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Problemlösungskompetenz.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erfahrung in der Beauty-Branche oder im Umgang mit künstlerischen Dienstleistern.
• Kenntnisse weiterer Terminbuchungssoftware (z.B. Calendly, Acuity Scheduling).
• Fähigkeit, auch unter Druck ruhig und effizient zu arbeiten.
• Zusätzliche Sprachkenntnisse sind von Vorteil (z.B. Englisch).

Vorteile & Zusatzleistungen

• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, 100% remote zu arbeiten.
• Ein unterstützendes und dynamisches Team.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Schulungen.
• Attraktive Vergütung und Zugang zu Mitarbeiterrabatten im Douglas Sortiment.
• Modernes Arbeitsumfeld und Zugang zu den neuesten Tools und Technologien.

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