Virtueller Assistent für Labor-Geräte-Hersteller – E-Mail

Über das Unternehmen

Die Eppendorf AG ist ein weltweit führendes Biotechnologieunternehmen, das sich auf die Entwicklung und den Vertrieb von Laborgeräten, Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen für die Biowissenschaften spezialisiert hat. Mit Hauptsitz in Hamburg und Niederlassungen weltweit setzen wir Maßstäbe in Sachen Innovation, Qualität und Nachhaltigkeit. Unsere Produkte unterstützen Wissenschaftler bei ihrer Forschung und tragen dazu bei, die menschliche Gesundheit und Lebensqualität zu verbessern. Wir fördern eine Kultur der Exzellenz und Zusammenarbeit und sind stolz darauf, Teil der wissenschaftlichen Gemeinschaft zu sein.

Stellenbeschreibung

Wir suchen einen engagierten und detailorientierten Virtuellen Assistenten (m/w/d) mit Fokus auf E-Mail-Kommunikation, der unser Team bei einem führenden Hersteller von Laborgeräten unterstützt. In dieser Rolle sind Sie für die effiziente Verwaltung und Bearbeitung des E-Mail-Verkehrs zuständig, stellen sicher, dass Anfragen schnell bearbeitet werden und tragen maßgeblich zu einer reibungslosen internen und externen Kommunikation bei. Diese Position ist 100% remote und bietet Ihnen die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten, während Sie Teil eines dynamischen und innovativen Unternehmens sind. Idealerweise bringen Sie erste Erfahrungen in der Büroorganisation oder im Kundenservice mit und haben ein starkes Interesse an der Biowissenschafts- oder Medizintechnikbranche. Wir bieten eine umfassende Einarbeitung und die Möglichkeit, sich in einem zukunftsorientierten Umfeld weiterzuentwickeln.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung und Priorisierung eingehender E-Mails aus verschiedenen Abteilungen (Vertrieb, Kundenservice, technische Anfragen).
• Verfassen und Versenden professioneller E-Mail-Antworten gemäß vorgegebenen Richtlinien und Vorlagen.
• Weiterleitung komplexer Anfragen an die entsprechenden Fachabteilungen und Sicherstellung der Nachverfolgung.
• Pflege und Aktualisierung von Kontaktdaten und Kommunikationshistorien in CRM-Systemen.
• Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern zur Optimierung von Kommunikationsprozessen.
• Erstellung von regelmäßigen Berichten über E-Mail-Volumen und Bearbeitungszeiten.
• Unterstützung bei der Organisation digitaler Dokumente und Informationen.

Erforderliche Fähigkeiten

• Hervorragende schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (fließend, C2-Niveau).
• Sicherer Umgang mit gängigen E-Mail-Programmen (z.B. Outlook, Gmail).
• Grundkenntnisse in MS Office (Word, Excel) und CRM-Systemen.
• Organisationsgeschick und die Fähigkeit, Prioritäten effektiv zu setzen.
• Hohe Eigenmotivation und Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten im Homeoffice.
• Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Erste Erfahrung (6 Monate bis 1 Jahr) in einer administrativen Rolle, im Kundenservice oder als virtueller Assistent.
• Interesse an oder Grundkenntnisse in den Bereichen Biowissenschaften, Medizintechnik oder Laborausstattung.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2-Niveau).
• Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z.B. Trello, Asana) oder Ticketing-Systemen.

Vorteile & Zusatzleistungen

• 100% Remote-Arbeitsplatz für maximale Flexibilität.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt und attraktive Sozialleistungen.
• Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Ein dynamisches und unterstützendes Team.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung in einem innovativen Umfeld.
• Mitarbeit an Produkten, die einen positiven Einfluss auf Wissenschaft und Forschung haben.

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