Über das Unternehmen
Bertelsmann SE & Co. KGaA ist ein weltweit führendes Medien-, Dienstleistungs- und Bildungsunternehmen. Mit rund 80.000 Mitarbeitern in über 50 Ländern schafft Bertelsmann vielfältige Inhalte und innovative Dienstleistungen für Millionen von Kunden weltweit. Das Unternehmen ist bekannt für seine Unternehmenskultur, die Eigeninitiative und unternehmerisches Denken fördert, und bietet ein dynamisches Umfeld für talentierte Fachkräfte. Wir setzen uns für Innovation, Vielfalt und die Entwicklung unserer Mitarbeiter ein.
Stellenbeschreibung
Sind Sie ein Organisationstalent mit einem ausgeprägten Sinn für Details und der Fähigkeit, auch aus der Ferne eine feste Säule der Unterstützung zu sein? Bertelsmann sucht einen engagierten Virtuellen Assistenten (m/w/d) für eine einzigartige Rolle als „Leuchtturm-Wärter – Admin“. In dieser 100% Remote-Position unterstützen Sie wichtige interne Projekte und Prozesse, die metaphorisch gesprochen als „Leuchttürme“ unserer Organisation fungieren – sie leiten, informieren und sichern den Erfolg kritischer Initiativen. Ihre Aufgabe ist es, die „Wärter“ dieser Projekte administrativ zu entlasten, damit sie sich voll auf ihre strategischen Aufgaben konzentrieren können. Diese Position erfordert proaktives Handeln, Diskretion und die Bereitschaft, eine breite Palette administrativer Aufgaben zu übernehmen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Hauptverantwortlichkeiten
- Organisation und Koordination von virtuellen Meetings und Veranstaltungen
- Effizientes Management von Kalendern und Terminplänen für mehrere Stakeholder
- Erstellung, Bearbeitung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und anderen Dokumenten
- Umgang mit vertraulichen Informationen und Sicherstellung der Datenintegrität
- Verwaltung der E-Mail-Korrespondenz und Priorisierung wichtiger Nachrichten
- Recherche und Zusammenstellung von Informationen für spezielle Projekte
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
- Pflege von Datenbanken und Ablagesystemen (digital)
- Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern
- Proaktive Identifizierung von Möglichkeiten zur Prozessoptimierung
Erforderliche Fähigkeiten
- Nachweisliche Erfahrung in einer administrativen oder assistierenden Rolle (min. 24 Monate)
- Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (schriftlich und mündlich)
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und gängigen Kollaborationstools (z.B. Microsoft Teams, Zoom)
- Strukturierte und eigenständige Arbeitsweise mit hoher Detailgenauigkeit
- Hohes Maß an Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Proaktive und lösungsorientierte Denkweise
- Stabile und zuverlässige Internetverbindung sowie ein geeigneter Home-Office-Arbeitsplatz
Bevorzugte Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Büromanagement/Wirtschaft
- Erfahrung in einem internationalen Umfeld
- Grundkenntnisse in Englisch
- Erfahrung mit Projektmanagement-Tools (z.B. Asana, Trello)
- Fähigkeit, sich schnell in neue Software und Systeme einzuarbeiten
Vorteile & Zusatzleistungen
- 100% Remote-Arbeitsplatz für maximale Flexibilität
- Attraktives Vergütungspaket
- Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten
- Ein unterstützendes und dynamisches Teamumfeld
- Möglichkeit, an spannenden und bedeutungsvollen Projekten mitzuwirken
- Flexible Arbeitszeiten zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- Zugang zu den umfangreichen Bildungs- und Medienressourcen von Bertelsmann
So bewerben Sie sich
Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind, klicken Sie bitte auf den untenstehenden Button „Jetzt bewerben“. Um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung berücksichtigt wird, fügen Sie bitte Folgendes bei:
- Einen aktuellen Lebenslauf
- Ein kurzes Anschreiben, das Ihre Erfahrung und Motivation zusammenfasst
Bewerbungen werden laufend geprüft. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
⚠️ Wichtiger Hinweis
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