Executive Assistant (m/w/d) – Fokus Interne Kommunikation

Über das Unternehmen

Die Allianz SE ist ein weltweit führender Finanzdienstleister mit einer über 130-jährigen Geschichte. Wir bieten ein umfassendes Angebot an Versicherungs- und Vermögensverwaltungslösungen für mehr als 100 Millionen Kunden in über 70 Ländern. Als verlässlicher Partner unterstützen wir Privatpersonen und Unternehmen dabei, Risiken zu managen und Chancen zu nutzen. Unser Erfolg basiert auf der Kompetenz und dem Engagement unserer Mitarbeiter sowie einer starken Unternehmenskultur, die auf Integrität, Exzellenz und Innovation aufbaut.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und proaktive Executive Assistant (m/w/d) mit einem ausgeprägten Fokus auf interne Kommunikation, die unser Führungsteam in Kempten (Allgäu) unterstützt. In dieser Schlüsselposition sind Sie nicht nur für die klassische Assistenz unserer Führungskräfte verantwortlich, sondern spielen auch eine zentrale Rolle bei der Gestaltung und Umsetzung unserer internen Kommunikationsstrategie. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen der Führungsebene und den Mitarbeitern, sorgen für einen reibungslosen Informationsfluss und tragen maßgeblich zu einem positiven Arbeitsumfeld bei. Diese Rolle erfordert Diskretion, Organisationstalent und ein hervorragendes Kommunikationsgeschick in Wort und Schrift.

Hauptverantwortlichkeiten

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Führungskraft (Terminmanagement, Reiseplanung, Korrespondenz).
• Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen, einschließlich der Erstellung von Präsentationen und Protokollen.
• Eigenständige Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Stärkung der internen Kommunikation, z.B. Erstellung von Newslettern, Intranet-Beiträgen und Mitarbeiterinformationen.
• Aufbereitung komplexer Informationen für die interne Zielgruppe und Sicherstellung einer klaren und verständlichen Kommunikation.
• Schnittstellenfunktion zu verschiedenen internen Abteilungen und externen Partnern.
• Budgetverwaltung und Kostenkontrolle für den Verantwortungsbereich.
• Proaktives Management von Projekten und Sonderthemen im Bereich der internen Kommunikation.
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen und Daten.

Erforderliche Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein Studium im Bereich Kommunikation, Betriebswirtschaft oder vergleichbar.
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Assistenzposition, idealerweise mit Fokus auf interne Kommunikation.
• Hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C2-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) und idealerweise mit Content-Management-Systemen für Intranet-Plattformen.
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit.
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein.
• Proaktive, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise.

Bevorzugte Qualifikationen

• Zusatzqualifikationen im Bereich Interne Kommunikation, PR oder Eventmanagement.
• Erfahrung im Umgang mit agilen Arbeitsmethoden.
• Nachweisbare Erfolge in der Verbesserung von internen Kommunikationsprozessen.
• Kenntnisse der Finanzdienstleistungsbranche.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Attraktives Gehaltspaket und umfangreiche Sozialleistungen.
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (Hybrid-Modell nach Absprache).
• Umfassende Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsmanagement.
• Mitarbeitervergünstigungen bei Versicherungs- und Finanzprodukten.
• Ein dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld in einem global agierenden Unternehmen.

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