Über das Unternehmen
Berenberg, gegründet 1590, ist eine der ältesten und renommiertesten Privatbanken weltweit. Mit Hauptsitz in Hamburg und einer starken Präsenz in ganz Deutschland sowie international bieten wir unseren anspruchsvollen Kunden erstklassige Dienstleistungen in den Bereichen Private Banking, Investment Banking, Asset Management und Corporate Banking. Unsere Arbeit zeichnet sich durch Tradition, Exzellenz und eine zukunftsorientierte Ausrichtung aus, wobei Diskretion, Vertrauen und höchste Professionalität stets im Mittelpunkt stehen.
Stellenbeschreibung
Wir suchen eine engagierte und äußerst diskrete Privatassistenz (m/w/d) mit einem ausgeprägten Fokus auf die effiziente Verwaltung von Korrespondenz und Archiv. In dieser wichtigen Rolle unterstützen Sie eine hochrangige Persönlichkeit oder ein Familienbüro bei sämtlichen administrativen Aufgaben und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf. Ihre Kernaufgaben umfassen die eigenverantwortliche Bearbeitung, Strukturierung und Verwaltung sensibler Korrespondenz sowie den Aufbau und die Pflege eines revisionssicheren digitalen und physischen Archivs. Wenn Sie über ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, eine präzise Arbeitsweise und ein hohes Maß an Vertraulichkeit verfügen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Hauptverantwortlichkeiten
- Umfassende Bearbeitung, Strukturierung und Priorisierung eingehender und ausgehender Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Dokumente)
- Professionelle Erstellung, Formatierung und Lektorat von internen und externen Schriftstücken in deutscher und englischer Sprache
- Aufbau, Pflege und Digitalisierung eines revisionssicheren und effizienten Archivsystems nach geltenden Richtlinien
- Sicherstellung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes und der Datensicherheit bei allen Vorgängen
- Effiziente Terminkoordination und Reiseplanung für die betreute Persönlichkeit
- Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Protokollen für Besprechungen und Projekte
- Allgemeine administrative Unterstützung und Organisation des Büros
Erforderliche Fähigkeiten
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise im Bereich Büromanagement, Sekretariat oder Archivwesen
- Nachweisliche Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzposition, vorzugsweise im privaten oder gehobenen Unternehmensumfeld
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Muttersprachenniveau oder C2)
- Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2/C1)
- Sicherer und routinierter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Hohes Maß an Diskretion, Loyalität, Verantwortungsbewusstsein und Integrität
- Strukturierte, proaktive und äußerst präzise Arbeitsweise mit Blick für Details
- Exzellente Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
Bevorzugte Qualifikationen
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) oder Archivsoftware
- Kenntnisse in weiteren Fremdsprachen (z.B. Französisch)
- Weiterbildung im Bereich Büro-, Assistenz- oder Projektmanagement
- Erfahrung im juristischen oder Finanzdienstleistungssektor
Vorteile & Zusatzleistungen
- Ein attraktives Gehaltspaket und ein leistungsgerechtes Bonussystem
- Umfangreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Fortbildung in einer renommierten Bank
- Ein modernes und repräsentatives Arbeitsumfeld in einer etablierten und angesehenen Institution
- Flexible Arbeitszeiten und eine gute Work-Life-Balance
- Zusätzliche soziale Leistungen und attraktive Mitarbeitervergünstigungen
- Ein kollegiales Team und eine wertschätzende Unternehmenskultur, die Vertrauen fördert
So bewerben Sie sich
Wenn Sie an dieser Stelle interessiert sind, klicken Sie bitte auf den untenstehenden Button „Jetzt bewerben“. Um sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung berücksichtigt wird, fügen Sie bitte Folgendes bei:
- Einen aktuellen Lebenslauf
- Ein kurzes Anschreiben, das Ihre Erfahrung und Motivation zusammenfasst
Bewerbungen werden laufend geprüft. Nur Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen.
⚠️ Wichtiger Hinweis
Willkommen bei Westford Trust. Wir veröffentlichen Stellenangebote, die aus öffentlichen Quellen und Jobportalen zusammengetragen werden. Wir erheben keine Gebühren für den Zugriff auf oder die Nutzung unserer Webseite; alle Informationen werden kostenlos zur Verfügung gestellt.
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