Executive Assistant – Unterstützung Board of Directors

Über das Unternehmen

Henkel ist ein weltweit führendes Unternehmen mit starken Marken und Technologien in den drei Geschäftsbereichen Laundry & Home Care, Beauty Care und Adhesive Technologies. Seit über 140 Jahren stehen wir für Exzellenz und Innovation. Wir agieren global und bieten unseren Mitarbeitern vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld. Unser Engagement für Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung ist tief in unserer Unternehmenskultur verwurzelt.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine engagierte und hochorganisierte Executive Assistant zur Unterstützung unseres Vorstands. In dieser entscheidenden Rolle sind Sie für die nahtlose Verwaltung komplexer Zeitpläne, die Koordination wichtiger Besprechungen und die Sicherstellung einer effizienten Kommunikation auf höchster Ebene verantwortlich. Diese Position erfordert absolute Diskretion, hervorragende organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld zu arbeiten, das direkte Auswirkungen auf die strategische Ausrichtung des Unternehmens hat.

Hauptverantwortlichkeiten

• Verwaltung komplexer Kalender und Terminplanung für Vorstandsmitglieder, einschließlich internationaler Reisen und Konferenzen.
• Organisation und Koordination von Vorstandssitzungen, einschließlich der Vorbereitung von Agenden, Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten.
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten und Korrespondenz für interne und externe Zwecke auf höchstem Niveau.
• Organisation von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) und Erstellung von Reisekostenabrechnungen.
• Vertrauliche Bearbeitung sensibler Informationen und Dokumente unter Einhaltung strengster Datenschutzrichtlinien.
• Proaktive Unterstützung bei Sonderprojekten und Initiativen des Vorstands.
• Schnittstelle zwischen dem Vorstand und internen/externen Stakeholdern, Partnern und Kunden.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisliche Erfahrung (mindestens 5 Jahre) als Executive Assistant oder in einer ähnlichen unterstützenden Rolle auf Vorstandsebene.
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Präzision und Multitasking-Fähigkeit in einem anspruchsvollen Umfeld.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich.
• Sicherer Umgang mit der gesamten MS Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie modernen Kommunikationsmitteln.
• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Ausgeprägte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, sich an verschiedene Gesprächspartner anzupassen.

Bevorzugte Qualifikationen

• Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Sekretariat oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in einem internationalen Großkonzern oder einem DAX-Unternehmen.
• Zusätzliche Sprachkenntnisse (z.B. Französisch, Spanisch) von Vorteil.
• Fähigkeit zur Problemlösung und zum selbstständigen Arbeiten unter Einhaltung von Fristen.

Vorteile & Zusatzleistungen

• Ein herausforderndes und dynamisches Arbeitsumfeld in einem weltweit führenden Unternehmen.
• Umfassende Einarbeitung und kontinuierliche Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich Zugang zu internen und externen Schulungen.
• Attraktives Gehaltspaket und zusätzliche Sozialleistungen, wie z.B. betriebliche Altersvorsorge und Mitarbeiterrabatte.
• Die Möglichkeit, direkt mit der Unternehmensleitung zusammenzuarbeiten und strategische Entscheidungen mitzugestalten.
• Modern ausgestattete Arbeitsplätze am Hauptsitz in Düsseldorf mit hervorragender Infrastruktur.
• Flexible Arbeitszeitmodelle, wo möglich, zur besseren Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.

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