Virtuelle Assistenz für Make-up-Artists – Terminvergabe

Über das Unternehmen

BeautyTalents Austria ist eine führende Agentur, die sich auf die Vermittlung und das Management von Make-up-Artists und Haarstylisten in Österreich spezialisiert hat. Wir sind stolz darauf, die besten Talente der Branche zu vertreten und sie mit spannenden Projekten in den Bereichen Mode, Film, Werbung und Events zu verbinden. Unser Ziel ist es, unseren Künstlern den Rücken freizuhalten, damit sie sich voll auf ihre Kreativität konzentrieren können, während wir uns um die administrativen Aufgaben kümmern. Wir sind bekannt für unser Engagement für Exzellenz und unsere unterstützende, dynamische Arbeitsumgebung.

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine hochmotivierte und organisierte Virtuelle Assistenz zur Unterstützung unserer Make-up-Artists bei der Terminplanung und -verwaltung. In dieser Rolle sind Sie das administrative Rückgrat für unsere Künstler und stellen sicher, dass deren Terminkalender optimal verwaltet werden. Diese Position ist zu 100% remote und bietet Ihnen die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten, während Sie Teil eines dynamischen Teams sind, das die österreichische Beauty-Branche prägt. Sie werden eng mit unseren Künstlern und unserem Managementteam zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Ablauf aller Buchungen und Anfragen zu gewährleisten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Professionelle Annahme und Bearbeitung von Terminanfragen für Make-up-Artists via Telefon und E-Mail.
• Effiziente und genaue Pflege der Terminkalender unserer Künstler.
• Koordination und Bestätigung von Buchungen mit Kunden und Künstlern.
• Verwaltung von Kundeninformationen und Projektdetails in unserer Datenbank.
• Vorbereitung und Versand von Terminbestätigungen und Rechnungen.
• Kommunikation von Terminänderungen oder -absagen an alle Beteiligten.
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Künstler-Portfolios für Kundenpräsentationen.
• Bearbeitung allgemeiner administrativer Aufgaben zur Unterstützung des Künstlerteams.

Erforderliche Fähigkeiten

• Nachweisliche Erfahrung in der Terminplanung und im administrativen Support, idealerweise im Kreativ- oder Beauty-Bereich (mindestens 2 Jahre).
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (Österreichisches Deutsch fließend, Englisch von Vorteil).
• Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung von Kalender- und Office-Software (z.B. Google Calendar, Outlook, MS Office).
• Hohes Maß an Organisationstalent, Präzision und Verlässlichkeit.
• Selbstständige und proaktive Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen.
• Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen.
• Stabile Internetverbindung und eigene Home-Office-Ausstattung.

Bevorzugte Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder relevante Weiterbildung.
• Erfahrung mit CRM-Systemen oder spezifischer Buchungssoftware.
• Leidenschaft für die Beauty-Branche und ein Verständnis für die Bedürfnisse von Make-up-Artists.
• Grundkenntnisse in den sozialen Medien zur Unterstützung bei Künstlerprofilen.

Vorteile & Zusatzleistungen

• 100% Remote-Position mit flexiblen Arbeitszeiten.
• Dynamisches und unterstützendes Teamumfeld.
• Möglichkeit, mit den Top-Talenten der österreichischen Beauty-Branche zusammenzuarbeiten.
• Kontinuierliche Weiterbildung und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Attraktives Gehalt und leistungsorientierte Boni.
• Moderne Tools und Technologien für effizientes Arbeiten.

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